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« Ce n’est pas le travail qui tue les gens, c’est l’inquiétude. Ce n’est pas la révolution qui a détruit des machines c’est le frottement.  » ~ Henry Ward Beecher

Écrit par Leo Babauta. Suivez-moi sur Twitter (anglais) ou Identica.

Combien de temps de votre journée est consacrée à des tâches administratives, et non pas à créer ou faire d’autres travaux importants ?

Combien de temps consacrez-vous à répondre aux courriels, aux messages instantanés et dans les réseaux sociaux, faire des paiements, faire de la paperasse, remplir des informations, assister à des réunions, conduire, faire des courses, et ainsi de suite ? Combien de temps pourrait être gagné pour un travail plus important ?

Imaginez un instant : vous n’avez pas de tâches administratives, que le travail de base que vous aimez faire. Votre journée a été aménagé pour créer, construire, faire des projets à fort impact. N’est-ce pas beau ?

Est-ce un rêve ? Peut-être pour certains, qui ont peu de contrôle sur leur travail. Mais si vous avez un plus grand degré de contrôle, nous allons explorer l’idée d’un « travail sans friction » ou même « une vie sans frottement ».

Si vous avez peu de contrôle, envisagez un changement.

Mon travail sans friction

Je sais que je n’ai pas un emploi typique, mais cela n’est pas arrivé du jour au lendemain et je l’ai fait exprès. Aujourd’hui, j’ai quelques blogs à succès et une poignée de livres à succès.

Il y a un an, cela a exigé beaucoup de travail administratif – si bien que j’ai embauché un adjoint administratif pour m’aider, et j’ai sous-traité pour le reste du travail.

Mais les assistants, les employés, les délégués, et l’externalisation ne sont pas sans tracas … chacun vient avec son propre travail : les e-mails ou les appelles téléphoniques, le suivi, le contrôle de la qualité du travail, les contrats, la révision des termes, de la clarification, la recherche d’un meilleur employé/contrat pour la société, les salaires, les informations fiscales, et ainsi de suite.

La meilleure solution a été de simplifier. Éliminer les tâches non essentielles. Et ainsi, je l’ai fait, lentement :

• J’ai éliminé les commentaires de Zen Habits, la réduction d’une énorme quantité de travail pour moi. Les commentaires transforment un blog majeur en un forum, où le blogueur, est le modérateur. Il faut des heures pour animer un blog majeur, et tandis que j’ai sous-traité cela pendant des mois, c’était toujours un casse-tête qui exigeait beaucoup de travail. La suppression des commentaires, utilisés seulement par une infime minorité des lecteurs, a éliminé mon besoin pour ce travail d’administration et l’embauche d’un modérateur.
• J’ai cessé de travailler avec des choses qui exigeaient que je fasse de la paperasse ou du travail d’administration. Cela signifiait la perte de certains revenus, mais cela signifie aussi beaucoup plus de temps libre pour ce que j’aime faire.
• Quand un écrivain invité demande à faire un article, je ne formate plus l’article, mais je demande à l’écrivain de le formater et de le soumettre à mon examen. Généralement maintenant j’ai juste besoin de relire l’article et d’appuyer sur « publier ».
• Je suis sorti d’un groupe de réseaux publicitaire qui m’a toujours demandé de faire un travail d’administration. Cela a été une perte de revenu, mais cela a également simplifié mon site. Maintenant, je vends une annonce par mois (où j’ai également simplifié), et ne fait presque pas de travail – l’annonceur presse un bouton Paypal pour réserver l’annonce, puis il me mail l’image de l’annonce et le code du lien.
• J’ai éliminé l’émail, pour la plus grande partie, sauf pour les projets de collaboration (qui sont rares). Mon temps passé au courriel est passé de la moitié de ma journée à quelques minutes par jour.
• Je vends des e-books automatiquement par e-junkie, et les paiements des affiliées sont également calculés automatiquement.

Je n’ai maintenant presque aucun travail d’administration pour exécuter mes blogs : je vous écris, et je publie. Une fois par mois je me connecte à mon compte Paypal, j’envoie les paiements d’affiliation, et transfert l’argent sur mon compte bancaire (et de là, mes factures sont automatiquement payés et le reste de l’argent est automatiquement épargné).

Ce n’est pas pour me vanter. Je sais que j’ai la tâche facile comparé à la plupart, mais tout ceci a été fait progressivement et avec un but. J’ai créé ce travail sans frictions.

Quelles sont vos tâches d’administration ?

Faites l’inventaire de votre travail : quelles sont les tâches d’administration qui prennent votre temps ? Ajoutez des choses à cette liste au cours de ces deux prochains jours, parce que vous allez probablement en oublier certaines.

Maintenant, demandez-vous : celles qui peuvent être éliminées ? Beaucoup d’entre vous répondront probablement, « Très peu », parce que vous êtes habitués à la façon de faire les choses. « Voilà comment les choses sont faites. » Mais c’est une limitation artificielle – à la place, demandez-vous comment cela peut être changé. Comment cela pourrait-il être possible ? Pensez radicalement différemment.

Pour éliminer les tâches, vous pourriez avoir à effectuer des changements majeurs au cours du temps, mais la beauté est que vous pourrez également libérer du temps.

Prenons quelques exemples :

• Si vous faites beaucoup de paperasse, pouvez-vous recourir à des formulaires à remplir numériquement, peut-être en ligne ? Cela permettrait d’éliminer beaucoup de travail, et si la base de données est mise en place correctement, d’éliminer le classement.
• Si vous passez beaucoup de temps sur les appels ou e-mail, pourriez-vous fournir d’autres moyens aux personnes pour obtenir des informations ou faire les choses ? Peut-être mettez en place une FAQ en ligne, pour que les questions les plus courantes soient répondues (comme Google le fait pour son support des produits), ou de fournir des pages web où les gens peuvent télécharger automatiquement des produits ou obtenir d’autres choses sans que vous soyez le goulot d’étranglement ? Ou pouvez-vous envoyer ces demandes à quelqu’un d’autre ?
• Désabonnez-vous également des bulletins, des notifications et ainsi de suite, de sorte que vous n’ayez pas à passer du temps pour la transformation dans votre boîte de réception. Considérez chaque e-mail qui arrive et demandez-vous : « Comment cela pourrait-il être éliminé ? »
• Pouvez-vous éliminer les réunions, ou du moins en sortir ? Comment pouvez-vous obtenir les informations sans réunions ? Comment les projets peuvent se faire sans les réunions ?
• Si vous deviez travailler à la maison, vous n’auriez pas besoin de commuter, ou de faire beaucoup d’autres tâches associées au travail dans un bureau. Cela n’est pas toujours possible, mais souvent vous pouvez travailler pour atteindre cet objectif.
• Pouvez-vous enlever des clients ou des parties de votre entreprise, perdre un peu de revenus mais éliminer toutes les activités d’administration qui vont avec ? Le temps libre peut être passé à créer quelque chose qui ferait plus que compenser la perte de revenu.
• Pouvez-vous éliminer des éléments qui ne sont pas tout à fait indispensable, de sorte que vous n’ayez pas à faire tout le travail pour soutenir ces caractéristiques (similaire à la façon dont j’ai éliminé les commentaires) ?
• Pouvez-vous cesser de vous préoccuper tellement de la croissance, des clients, des concurrents, des statistiques, et ainsi de suite – et de vous concentrer sur ce que vous aimez faire ? Une grande citation par le designer et le développeur web Sam Brown : « J’avais l’habitude de stresser beaucoup pour mon entreprise, mes clients, la quantité de travail que je faisais et mes concurrents – mais à la minute où je me suis arrêté de me soucier de tout cela, et mis l’accent sur le fait de faire un excellent travail avec lequel j’étais heureux, cela a vraiment fait une grosse différence pour moi et mon entreprise. »
• Si vous pensez que la tâche est nécessaire dans les conditions actuelles, pensez à modifier les conditions actuelles.

Ce ne sont que quelques idées et questions pour vous aider à démarrer, mais vous pouvez voir que repenser radicalement votre travail peut vous aider à éliminer de nombreuses tâches d’administration.

Et libérer du temps pour ce qui importe vraiment.

La vie sans friction

Ce concept de l’élimination des tâches d’administration dans le travail peut s’appliquer à votre vie personnelle. Imaginez votre temps personnel avec des tâches comme quelques courses, des formalités administratives, des engagements à honorer. Vous pourriez être libre de … eh bien, faites ce que vous aimez le plus.

Je ne peux pas prétendre avoir fait cela tout à fait, mais j’ai fait d’énormes progrès vers une vie sans friction. Bien sûr, j’ai encore des tâches à faire (laver la vaisselle, la lessive, etc), mais j’ai éliminé beaucoup de tâches personnelles :

• Je ne paye plus les factures. Je les paye soit à l’avance si je reçois un paiement forfaitaire important, ou j’ai mis en place le paiement automatique chaque mois. En fait, parce que toutes mes transactions sont électroniques, je ne vais jamais à la banque.
• Je ne classe plus la paperasserie personnelle. Je suis allé vers le sans papier, donc tous les documents que j’avais besoin de garder sont numérisées, et tout le reste est déjà numérique. Même les contrats sont numériques.
• Le ménage est minime. Certes, ma femme fait la lessive, mais nous partageons la cuisine, les tâches de nettoyage, et la plupart des autres choses sont indolores car nous avons une maison assez clairsemée. C’est assez propre tout le temps.
• Les courses sont minimes aussi. Surtout, cela va de l’épicerie au bureau de poste, et nous avons déménagé l’an dernier alors ceux-ci sont accessibles à pied. Nous faisons donc souvent des courses à pieds, ce qui fait un entraînement agréable et nous fait profiter du plein air dans le processus.

Il n’y a rien de plus que nous ayons à faire, à l’exception des choses avec nos enfants et ensemble. Les choses les plus amusantes. Une grande partie de la friction de la vie a été éliminée.

Un avertissement

Il n’est pas toujours facile de changer votre travail et votre vie pour se débarrasser de la friction des tâches d’administrations, mais une fois que vous le faites, c’est tout simplement merveilleux.

Cependant, il y aura probablement une tentation pour remplir votre temps libéré avec plus d’adresses e-mails, de réseaux sociaux, de lectures de blogs, et ainsi de suite. Je ne dis pas que vous ne devriez pas faire cela, mais avant que vous ne le faites, réfléchissez à comment vous voulez vraiment passer le temps. Voulez-vous supprimer cette friction juste pour la gaspiller avec des distractions ?

Je suis un grand fan pour ne rien faire, avoir de la solitude, se relaxer et jouer. Donc, si c’est comme ça que vous utilisez votre temps libéré, je saute de joie. Vous pouvez, toutefois, passer ce temps à créer, et c’est l’une des véritables merveilles de créer du travail et de la vie sans frottement. Passez votre temps à faire ce que vous aimez, vivez votre passion, faite quelque chose de nouveau et beau. Vous ne le regretterez pas.

« Le monde est vaste, et je ne gaspillerais pas ma vie en friction quand cela pourrait être transformé en élan. » ~ Frances E. Willard
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Lisez plus sur la simplification dans mon livre L’art d’aller a l’essentiel